スタッフ登録工数を60%削減！外国人スタッフ管理を効率化し、コンプライアンス体制を強化
WSS
執行役員 事業部長 上村 渉様 派遣事業部 課長 チャリセ・ギャンシャム様 管理統括部 次長 濱田 華保様 管理統括部 主任 佐藤 千織様 管理統括部 主任 ディン・ティ・ヒエン様
- 業種：人材派遣・業務委託（物流倉庫の庫内作業）
- 外国人スタッフ数：毎月約1,500名
当社は、外国人スタッフを中心に、毎月約1,500名規模で物流倉庫の庫内作業における人材派遣や業務委託を行っています。繁忙期には一度に200〜300名規模のスタッフを登録することもあり、在留資格を正確かつ短時間で管理できる体制づくりが重要でした。
これまでは派遣業向けの管理システムを利用していましたが、外国人スタッフ特有の管理項目が増える中で、情報共有や資料収集・入力に課題がありました。そこで当社は、外国人雇用に特化した在留資格管理サービス「ビザマネ」を併用導入。スタッフ登録工数の削減と、不法就労の予防体制強化を進めています。
今回は、導入の背景や効果について、WSSのご担当者様にお話を伺いました。
派遣特化のシステムでは外国人管理に限界。資料収集・情報連携・登録作業の負担が大きかった
ービザマネを導入される前は、外国人スタッフの在留資格をどのように管理していましたか？
佐藤さん：ビザマネ導入前は、別の管理システムを利用していました。就業前に、外国人スタッフ本人から在留カード・パスポート・学生証などの必要書類を、SNSや紙で提出してもらい、その内容をシステムに入力して管理していました。
ーその運用の中で、どのような課題を感じていましたか？
ヒエンさん：急な増員が必要になった際には、在留カードやパスポートなどの必要書類を短期間で収集しなければいけませんでした。しかし、誰の書類に不備があるのかを社内で一覧できる仕組みがなかったため、確認作業に大きな手間がかかっていました。
また、提出された各種書類の写真は、一度パソコンに取り込み、管理システムにアップロードする必要がありました。書類の収集だけでなく、登録作業にも二度手間が発生しており、現場にとって負担の大きい業務でした。
濱田さん：もう一つの大きな課題として、当時利用していた管理システムは給与計算も連動しているため、閲覧権限が一部の従業員に限られていたことです。
外国人スタッフの採用を担当している従業員には閲覧権限がなかったため、書類の不足状況や在留期限の状況を共有するには、都度メールで連絡を取り合う必要がありました。システム上で完結できない情報連携が多く、管理担当者・採用担当者の双方にとって大きな負担になっていました。
さらに、システムの動作が重く、ページの移動や情報更新に時間がかかる点も悩みでした。外国人スタッフの入退社が多いため、システムを使う場面は日常的にあります。一つひとつは小さな負担でも、積み重なることで、現場にとっては無視できないストレスになっていました。
ーもともとのシステムは派遣業向けのもので、外国人スタッフの管理に特化したシステムではなかったのですね。
佐藤さん：当時利用していたシステムは、派遣業務に特化したものでした。そのため、外国人スタッフの在留資格を適切に管理するという観点では、機能面に不安がありました。
今後、在留資格の管理はさらに厳格化していくと考えられます。その中で、これまでのように資料の提出状況や在留期限を都度確認しながら管理する体制では、いずれ限界が来ると感じていました。
スタッフ登録業務、15時間短縮。第三者チェックが取引先からの信頼にもつながる
ー数あるシステムの中で、ビザマネを選んでいただいた決め手は何でしたか？
濱田さん：導入の決め手は、大きく2つあります。
1つめは、入力代行をしていただけることです。以前は、在留カードや学生証の情報を一件ずつ手入力しており、その作業に大きな負担を感じていました。ビザマネでは入力を代行していただけるため、現場の工数削減につながる点が非常に魅力的でした。
2つめは、第三者の専門的な視点で在留カードをチェックしていただけることです。社内だけで確認していると、「絶対に間違えてはいけない」というプレッシャーがあり、「本当にこの確認で問題ないのか」という不安が常にありました。
その点、ビザマネは不法就労防止に関する知識や経験が豊富で、第三者の目を入れながら確認できるため、安心して運用できると感じました。
ー実際に導入して、入力代行による工数削減の効果はいかがですか？
佐藤さん：ビザマネ導入後も、給与計算は元々のシステムで運用しているため、従来のシステムも併用しています。現在は、ビザマネ側に登録された情報を既存システムへコピーするだけで、多くの入力作業が完結できるようになりました。以前のように一件ずつ手入力する負担が大きく減り、登録作業にかかる時間はこれまでの半分以下になっています。
上村さん：具体的には、以前は1人あたりのスタッフ登録に約5分かかっていましたが、現在は約2分で完了できるようになりました。
繁忙期には、一度に200〜300名規模の登録が発生することもあります。1人あたり3分の削減でも、300名分で計算すると約900分、つまり約15時間分の工数削減になります。これは、一度の繁忙期登録だけで約2営業日分の作業時間を削減できている計算です。
ー情報の社内共有に時間がかかっていたという課題は改善しましたか？
チャリセさん：採用担当者もビザマネの画面を閲覧できるように権限を設定できるため、以前のようにメールで都度連絡を取り合う必要が大きく減りました。
また、外国人スタッフの資料収集状況をリアルタイムで確認できるようになったことで、業務配置の直前になって慌てて確認することもなくなりました。「社内の誰がどの情報を見ているのか分からない」という状態から脱却し、必要な情報を関係者が同じ画面で確認できる体制になったと感じています。
さらに近年は、取引先企業様から、在留資格の種別（留学・家族滞在・特定活動など）や、外国人スタッフの管理状況についてお問い合わせをいただく機会も増えています。そうした場合でも、ビザマネを見ればすぐに正確な情報を確認し、回答できるため、現場として非常に助かっています。
ー第三者の目で在留カードを確認してほしいという要望もあったかと思いますが、ビザマネでご満足いただけていますか？
濱田さん：外国人労働者を雇用する立場として、これは非常に大きな効果だと感じています。ビザマネを活用していれば、「当社では必要な確認を適切に行っていた」というエビデンスを、取引先企業様に提示できます。
在留資格の確認状況を客観的に示せることで、コンプライアンス面での説明責任を果たしやすくなります。これは、取引先企業様との信頼関係を築くうえでも、私たちにとって大きな強みになっています。
ー失効情報の照会や第三者チェックによって、不法就労を未然に防げた事例はありますか？
佐藤さん：はい、実際にありました。特定活動の在留資格をお持ちの方で、指定書の記載に不明瞭な点があり、社内だけでは判断が難しいケースがありました。その際、ビザマネに確認して、就業前に気づくことができました。
取引先企業様から信頼して任せていただいている立場だからこそ、確認体制には特に力を入れています。そのため、月2回という高い頻度で失効情報の照会をお願いしています。
ーほかにビザマネで良いと感じたところはありますか？
ヒエンさん：ビザマネは、システムとして動作が軽く、画面も見やすいと感じています。スタッフナンバーを入力すれば、必要な情報や写真がスムーズに表示されるため、日々の確認作業もストレスなく行えています。
在留カードやパスポートなどの写真、個人情報を扱うシステムは、どうしても動作が重くなりやすい印象がありました。しかしビザマネは、大量の写真をアップロードしていても軽快に動作します。日常的に使うシステムだからこそ、この使いやすさは現場の生産性に直結していると感じています。
巧妙化する在留カードの偽造も見逃さない体制へ
ー最後に、外国人スタッフが安心して働ける環境づくりや、不法就労の予防に向けて、今後力を入れていきたいことを教えてください。
濱田さん：弊社は、パート・アルバイトを含めて約1,500名の外国人スタッフを雇用する事業者として、不法就労の防止を最重要課題の一つと位置づけています。
不法就労を防ぐことは、単なるコンプライアンス対応ではありません。弊社で働く外国人スタッフ一人ひとりの生活やキャリア、そしてそのご家族の将来を守るために、事業者として果たすべき責務だと考えています。
在留資格ごとに就労できる範囲は定められており、在留期限の見落としや更新漏れが発生すれば、外国人スタッフ本人の生活基盤に大きな影響を及ぼす可能性があります。事業者側にも不法就労助長罪が適用される可能性がある以上、「知らなかった」では済まされません。
そのため、現在行っている在留カードや在留資格ステータスのチェックを継続しながら、確認体制をさらに強化していきたいと考えています。近年、在留カードの偽造も巧妙化しており、目視だけでは判別が難しいケースもあります。今後は、ICチップでの確認も含め、より確実なチェック体制を整えていく必要があると感じています。
佐藤さん：外国人スタッフが安心して働き、日本での生活と仕事を継続できる環境を守ること。そして、取引先企業様にも安心してお任せいただける運用を続けること。そのために、今後もビザマネと連携しながら、より確実で安心できる管理体制を整えていきたいと考えています。