月500分の確認・連絡工数を削減！在留資格の管理を「誰もが安心して運用できる業務」へ

日本ロジテム株式会社

人事部 人事課 プロフェッショナル 大渕 しをり様 人事部 人事課 課長 小池 俊介様 同席者（取締役 上席執行役員 管理本部長 小山内 雅紀様）

• 業種：物流（国内輸送・倉庫運営・国際物流）
• 外国人スタッフ数：130名

1944年の創業以来、80年以上にわたり、国内外の物流インフラを支えてきた日本ロジテム株式会社。国内約30拠点に加え、ベトナムをはじめとするアジア8カ国にも拠点を構え、国際物流にも注力しています。

同社は、「進出している国で事業を展開させていただいているからこそ、その国の方々に雇用や教育の機会を提供したい」という想いを大切にしています。日本で働く外国人スタッフが、将来的に帰国した後も、現地法人で活躍できるような環境づくりを進めています。

多数の外国人スタッフを雇用する横浜営業所では、在留資格管理の仕組みとして「ビザマネ」を導入。現場の工数削減にとどまらず、「クリーンな雇用環境」を示せるようになったことで、採用面にも良い影響が生まれているといいます。

今回は、導入の背景や効果について、日本ロジテム株式会社のご担当者様にお話を伺いました。

外国人スタッフ130名の在留資格管理をExcelで運用。営業所長に依存した管理体制に限界を感じていた

ービザマネを導入される前は、外国人スタッフの在留資格をどのように管理していましたか？

大渕さん：在留カードや指定書をコピーして保管し、在留資格に関する情報はExcelで管理していました。横浜営業所には外国人スタッフが130名ほど在籍しており、その多くが特定活動の在留資格で就労しています。スタッフの入退社が多く、これまではExcelへの情報反映に大きな手間がかかっていました。

また、在留資格の管理は各拠点の営業所長が担当していました。そのため、営業所長が多忙な時期には、情報更新や在留期限の確認が後手に回りがちでした。在留期限が近づいてから慌てて現場担当者へ共有することもあり、安定した管理体制とは言いにくい状態でした。

ーほかに課題に感じていたことはございますか？

大渕さん：もう一つ課題に感じていたのは、採用や日々の対応を担う現場担当者が、在留資格に関する法律の専門家ではないという点です。専門知識が十分でないまま対応すると、日本人採用と同じ感覚で判断してしまう場面が起こり得ます。これは担当者個人の問題ではなく、会社としての管理体制や仕組みの課題だと感じていました。

ー在留資格に関する制度は複雑なため、現場担当者だけで判断し続けるのは難しい面もありますよね。

小池さん：このような構造的な課題を解決するため、現場業務の見直しを進めました。その過程で、在留資格と就労条件の組み合わせが多く、現場担当者だけで正確に判断し続けることの難しさを改めて実感しました。また、在留カードの確認も目視だけでは限界があります。現場が安心して判断・運用できる仕組みを整える必要があると考え、システムの導入を検討し始めました。

在留カードの偽造チェックから更新通知まで一元管理。月約500分の確認・連絡工数を削減

ー数多くのシステムがある中で、なぜビザマネをお選びいただけたのでしょうか？

小山内さん：システムの導入を検討するうえで、在留カードの偽造チェックは大きな論点でした。目視だけで確認するには限界があり、出入国在留管理庁のツールだけでは運用面で不十分だと感じていました。また、外国人雇用状況の届出を漏れなく提出できる仕組みも必要でした。

その点、ビザマネは採用時の確認から在留期限のチェック、外国人雇用状況の届出の手続きまで、一連の流れで管理できます。現場で安心して運用できるシステムだと感じたことが、導入の決め手になりました。

ービザマネ導入後、現場にはどのような変化がありましたか。

大渕さん：以前は、在留期限の確認や更新情報の反映を営業所長1人が注意しながら管理していました。しかしビザマネ導入後は、必要なタイミングで通知が届くため、期限が迫ってから慌てて対応するのではなく、余裕を持って確認・対応できるようになりました。

弊社には約8カ国の外国人スタッフが在籍していますが、本人が選択した言語で直接通知を受け取れるため、現場担当者が個別に説明したり翻訳したりする負担も大きく減りました。外国人雇用状況の届出についても、一連の流れの中で処理できるため、必要な手続きを漏れなく確実に進められます。この点は、導入後の大きな変化だと感じています。

ー現場担当者の在留資格に関する専門知識の不足は、ビザマネの導入によって解消されましたか？

小池さん：そこが、ビザマネを導入して一番よかったと感じている点です。外国人雇用は制度が複雑なため、悪意がなくても、認識違いや知識不足によって法令リスクが高まる可能性があります。現場が入力した内容をビザマネ側で専門的な観点から確認していただけることで、会社としても安心して運用できる体制に近づいたと感じています。

ービザマネを導入して、どれぐらいの工数を削減できたと実感されていますか？

大渕さん：在留期限の確認や外国人スタッフへの更新案内など、必要事項を確認し、個別にコミュニケーションを取る時間が大きく削減されました。あわせて、「この対応で問題ないだろうか」と不安を感じながら確認する時間も減ったと感じています。

特に大きかったのは、日本語しか話せない現場担当者が、約8カ国の外国人スタッフに対して、在留期限の更新を個別に案内する負担が減ったことです。以前は、このやり取りに多くの時間がかかっていました。現在は、本人に自動で通知が届くため、現場担当者側の工数は大きく削減されています。担当者はパソコン上で状況を確認するだけで済むようになりました。

小山内さん：具体的にいうと、1人あたりのコミュニケーションに10分かかっていた場合、月に50人対応するだけでも約500分の削減になります。実感としても、これまで4人ほどで対応していた業務を、現在は2.5人相当で運用できるようになっており、現場の負担軽減につながっています。

ービザマネの導入効果を実感いただけて嬉しいです。

小池さん：もう一つ、大きな副次効果として感じているのは、外国人スタッフや応募者からの信頼につながったことです。当社が在留資格の確認や管理にきちんと取り組んでいることを示せるようになったことで、安心して応募・就業できる環境だと受け止めていただきやすくなりました。結果として、採用面でも良い影響が出ていると感じています。

小山内さん：弊社が在留資格の確認や管理に真剣に取り組んでいることは、外国人コミュニティの中でも口コミで伝わりやすいと感じています。その結果、適正な在留資格で安心して働きたいと考える方に応募していただきやすくなり、採用面でも良い影響が出ています。

外国人雇用を「特別な対応」から「誰もが運用できる業務」へ

ー最後に、今後の展望をお聞かせください。

小山内さん：外国人雇用というと、以前は「特別な対応が必要で、大変なもの」というイメージがありました。しかし、正しい仕組みを整えれば、誰もが当たり前に運用できる業務に変えていけると感じています。

本社側も現場担当者も安心して管理・運用でき、外国人スタッフの方々にも、言語面を含めて「この会社なら安心して働ける」と感じていただける。今後も、そうした環境づくりを継続していきたいと考えています。